Masaüstü Terazi, her türlü sayım görevi için kullanılabilecek profesyonel bir yardımcıdır. Masaüstü Terazide tarayıcı ile kolay bir şekilde alınabilen 1000 ürün için dahili hafıza bulunur. Masaüstü Terazide kaydedilebilecek ürün verileri şunlardır: ürün adı, tarayıcı kodu, birim ağırlığı, izin verilen MİN / MAKS ağırlık sapmaları ve ambalaj ağırlığı (TARE). 

Veriler elektronik tablo benzeri bir yazılımda oluşturulduğundan ve Masaüstü Terazinin dahili hafızasına aktarıldığından Masaüstü Teraziye bilgi kaydetmek epey kolaydır. Bunun haricinde, Masaüstü Terazi ile yapılan sayımlar bilgisayara ya da opsiyonel olarak temin edilebilen USB belleğe de aktarılabilir. Masaüstü Terazi, dahili hafızası olmadan da profesyonel bir yardımcı olma özelliğini sürdürür. Örneğin, Masaüstü Terazi, hafızada bir barkod mevcut olmadığında kullanıcıyı bu duruma ilişkin bilgilendirir ve barkodu kullanarak başka tartım / sayım yapma ve gerekirse bu işlemleri kaydetme ya da bilgisayara aktarma seçeneği sunar. Bu şekilde yapılan envanter / sayım işlemi zaman kazandırır ve aktarım hatalarını ortadan kaldırır.

Masaüstü Terazide çok sayıda tuş olmasına rağmen veri işlemleri gerçekleştirmek epey kolaydır. Bu işlem, bilgisayarda tablo şeklinde yapılabilir. Örneğin, Excel’de bellek konumu, ürün adı, barkod, birim ağırlığı, hedef ağırlık, sapma toleransı (min. - maks.) ve dara ağırlığını içeren bir tablo oluşturulabilir ya da şirketin envanter yönetim sistemi de kullanılabilir. Girilen tüm bu bilgiler CSV dosyası olarak kaydedilir. Ardından, Masaüstü Terazinin teslimat içeriğinde yer alan ücretsiz yazılım kullanılarak bu veriler Masaüstü Teraziye aktarılabilir. Veriler başarıyla aktarıldıktan sonra ürünlere hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilir. Bu işlem, Masaüstü Terazideki seçim tuşları kullanılarak ya da opsiyonel olarak temin edilebilen tarayıcı yardımıyla yapılabilir.

Masaüstü Terazinin yapılandırmasına bağlı olarak veriler otomatik olarak doğrudan bilgisayara ya da USB belleğe .txt dosyası olarak kaydedilebilir. Veriler kullanıcı, ürün numarası, saat, tarih ve parça sayısı gibi farklı kategorilerde gruplandırılabilir. Verilerin .txt dosyasından Excel’e aktarılması epey kolaydır ve gerçekleştirilen sayımın basit bir şekilde hesaplanmasını sağlar. Masaüstü Terazide kaydedilmemiş ürünler de sayılabilir ve istenen bilgilerle kaydedilebilir. Bunun için ürün veritabanı gerekli değildir. Bu da Masaüstü Terazinin çoğu uygulama alanında kullanılabileceği anlamına gelir.