Wer Briefe, Pakete oder andere Sendungen verschickt, nutzt vor der Übergabe an den Transportdienstleiter häufig eine Versandwaage, um das Gewicht der Sendung zu bestimmen. Oft sind es sogar mehrere Waagen für verschiedene Gewichtsbereiche. Diese Gewichtskontrolle vor dem Versand dient verschiedenen Zwecken. Zum einen wird der Preis für das Befördern in vielen Fällen gewichtsabhängig berechnet und ab Erreichen bestimmter Gewichtswerte muss mehr gezahlt oder sogar ein anderer Dienstleister oder eine andere Versandart gewählt werden. Zum anderen müssen Gewichtsangaben in Versandpapiere und Zollunterlagen übernommen werden. Bei der Beladung von LKW liegt es zudem auch im Interesse des Versenders, dass die Ladung gut verteilt und gesichert wird und die zulässigen Achs- und Gesamtlasten des Fahrzeugs nicht überschritten werden.
Eichpflicht bei der Versandwaage
Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer neuen Versandwaage ist die Frage, ob die Waage geeicht sein muss. Jeder Transportdienstleister, der Briefe, Pakete oder andere Sendungen befördert und den Preis dafür gewichtsabhängig festlegt und abrechnet, muss für die Gewichtsermittlung eine geeichte Waage verwenden. 
Auch, wenn der Absender von Waren seinem Kunden eine gewichtsabhängige Versandgebühr anstelle einer Pauschale berechnet, muss das Gewicht auf das sich diese Gebühr bezieht, mit einer geeichten Versandwaage ermittelt werden. Die Waagen, die vom Versender genutzt werden, um das Transportgewicht für eigene Zwecke oder zur Voranmeldung der Sendungen an den Beförderer zu ermitteln, unterliegen nicht grundsätzlich der Eichpflicht. Einige Paketdienste vereinbaren allerdings vertraglich mit ihren Kunden, dass der Absender die Sendungen selbst mit einer geeichten Versandwaage wiegt und die Gewichte für die Berechnung des Entgelts angibt.
Die Vorgabe, eine geeichte Versandwaage zu nutzen, schränkt nicht nur die Auswahl ein, sondern führt auch zu einigen Verpflichtungen gegenüber der Eichbehörde. Der Betreiber der geeichten Waagen muss diese beim örtlichen Eichamt anmelden und nach Ablauf der Eichfrist von zwei bzw. drei Jahren neu eichen lassen.
Bauformen für die Versandwaage
Die Höhe des Gewichts und die Abmessungen der Packstücke entscheiden maßgeblich darüber, welcher Waagentyp sich als Versandwaage eignet. In Abhängigkeit davon, wie sehr sich die Sendungen in Größe und Maximalgewicht unterscheiden, werden oft mehrere verschiedene Typen eingesetzt. Bei der Auswahl einer Versandwaage mit Wiegefläche sollte immer darauf geachtet werden, dass die Abmessungen der Wiegeplattform zur Größe der Sendungen passt und das zu wiegende Teil dort sicher und mittig abgelegt werden kann. Eine ungleichmäßige Belastung durch die die Wiegeplattform minimal verdreht oder verschoben wird, kann nicht nur zu falschen Wiegeergebnissen, sondern auch zur Überlastung der Wiegezellen führen.
Eine Kompaktwaage eignet sich hervorragend als Versandwaage für Briefsendungen und kleinformatige Pakete. Preiswert ohne Sendungsnachweis verschickte Briefe und Päckchen werden oft nur gewogen, um sie korrekt zu frankieren. Die Bauart von Kompaktwaagen zeichnet sich dadurch aus, dass die Wiegeplattform und die Anzeige- und Bedieneinheit durch ein gemeinsames Gehäuse verbunden sind. Sie können bei Bedarf sehr einfach an einen anderen Platz gebracht und dort genutzt werden. Für Anwender, die ausschließlich Kleinsendungen verschicken, dürfte eine Kompaktwaage mit 10 Kilogramm Maximalgewicht und einer Auflösung von 0,2 Gramm oder mit 30 Kilogramm Maximalgewicht und 0,5 Gramm Auflösung genügen.
Bei Plattformwaagen kann die Wiegeplattform separat vom der Anzeige- und Bedienteil aufgestellt werden, zum Beispiel auf dem Boden so dass das Wiegen großer und schwere Teile besser zu handhaben ist. Die Maximallasten für eine Versandwaage mit separater Plattform liegen zwischen 30 Kilogramm und mehreren tausend Kilogramm. Für Maximallasten ab 300 Kilogramm gibt es auch Varianten, die mit Hubwagen befahrbar sind, wenn sie in den Boden eingelassen oder mit Rampen versehen werden.
Die Rollbahnwaage ist eine in eine Rollbahn integrierte Plattformwaage. Das Paket rollt praktisch automatisch auf die Versandwaage und muss zum Wiegen nicht extra angehoben werden. Dadurch wird der Arbeitsablauf beim Wiegen erheblich vereinfacht.
Spezielle Palettenwaagen werden oft als Versandwaage eingesetzt, wenn Waren auf Paletten verschickt werden. Zu diesen für Paletten besonders geeigneten Sonderformen gehören die U-Form-Waagen, die Balkenwaagen und die Hubwagenwaagen. Ein Hubwagen mit integrierter Waage kann dabei nicht nur zum Wiegen der zum Versand vorbereiteten Palette genutzt werden, sondern auch zum Transport an die Verladefläche.
Auch Kranwaagen und Fahrzeugwaagen können als Versandwaage genutzt werden. Sie bieten sich besonders an, wenn sehr lange, große oder sehr schwere Teile zu wiegen sind. Mit einer geeigneten Fahrzeugwaage kann der Versender auch kontrollieren, dass die zulässigen Achslasten und das Gesamtgewicht des beladenen Fahrzeugs nicht überschritten werden. Bei Überschreitungen oder ungleichmäßiger Lastverteilung kann umgeladen werden, bevor das Fahrzeug das Betriebsgelände verlässt. Damit wird nicht nur das Unfallrisiko verringert, auch Bußgelder und Verzögerungen durch aus dem Verkehr gezogene LKW werden vermieden.
Sonderfunktionen bei einer Versandwaage
Für viele Versender ist es vorteilhaft, wenn die eingesetzte Versandwaage zusätzlich zur Gewichtsbestimmung bestimmte Berechnungsfunktionen anbietet. Eine häufig eingesetzte Funktion ist die Summenfunktion. Mit dieser Funktion können mehrere aufeinanderfolgende Wiegungen addiert werden. Dies hilft zum Beispiel dabei, das Maximalgewicht pro Palette und die erlaubte Zuladung von Fahrzeugen nicht zu überschreiten. Die Grenzwertfunktion kann genutzt werden, um Packstücke nach Gewichtsklassen zu sortieren oder gleichartige Sendungen auf Abweichungen vom Sollgewicht zu kontrollieren. Für die Kontrolle auf Über- oder Unterschreitung eines vorgegebenen Referenzgewichts kann auch die Prozentfunktion genutzt werden. Die Stückzählfunktion ist praktisch, wenn die Versandwaage auch genutzt wird, um Verpackungseinheiten mit mehreren gleichartigen Teilen zu befüllen. Weitere spezielle Funktionen über die nicht jede Versandwaage verfügt sind einstellbare Filter. Mit diesen kann die Elektronik der Waage beispielsweise auf die Umgebungsbedingungen am Einsatzort angepasst werden. Einige Waagenmodelle ermöglichen auch die Speicherung von Produktdaten. Es sind Typen im Angebot, bei denen relativ einfach CSV-Dateien aus dem Warenwirtschaftssystem in die geräteinterne Datenbank übernommen werden können. Werden im Versand häufiger andere Einheiten für das Gewicht statt der gebräuchlichen SI-Einheiten Gramm und Kilogramm benötigt, sollte eine Versandwaage gewählt werden, die das Wiegeergebnis sofort in dieser Einheit anzeigen kann.
Nutzung von Schnittstellen bei der Versandwaage
Viele Nutzer einer Versandwaage möchten die Wiegedaten möglichst unkompliziert protokollieren und für die nötigen Versandunterlagen und interne Auswertungen nutzen. Bei hohem Versandaufkommen können die Abläufe oft dadurch optimiert werden, dass die Wiegedaten nicht mehrfach erfasst und gespeichert, sondern über Schnittstellen direkt zur weiteren Bearbeitung übertragen werden. Verfügt die Versandwaage über eine passende Schnittstelle, können Daten sofort nach der Wiegung an einen Bon- oder Etikettendrucker oder an einen Computer übertragen werden. Wenn die Versandwaage auch Daten vom Computer oder von einem Scanner empfangen soll, muss sie mit einer bidirektionalen Schnittstelle ausgestattet sein. Bei Paket und Speditionsversand soll das Gewicht von der Versandwaage häufig direkt in Lieferscheine und in die Softwarelösungen des Transportdienstleisters übertragen werden. Für viele Waagen mit Datenschnittstelle gibt es spezielle Software, die es ermöglicht, die Wiegedaten direkt an die Cursorposition im geöffneten Fenster des betriebsspezifischen ERP-Programms oder der Software von DHL, UPS, DPD, GLS oder anderer zu übertragen. Dadurch werden Schreibfehler beim Übertragen verhindert und die Versandabwicklung wird beschleunigt.